Versammlungsprotokoll muss Protokollierungsklausel einhalten
Schauen Sie eigentlich gelegentlich in Ihre Teilungserklärung? Viele Wohnungseigentümer beantworten diese Frage leider mit “Nein”. Dabei ist es von enormer Wichtigkeit, Ihre Teilungserklärung zumindest vor Ihrer Eigentümerversammlung einzusehen. Denn diese kann Regelungen enthalten, deren Nichteinhaltung zur Anfechtbarkeit der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse führen kann. Beispielsweise kann Ihre Teilungserklärung vorgeben, wer das Protokoll Ihrer Eigentümerversammlung zu unterschreiben hat. Werden die dort vorgegebenen Unterschriftserfordernisse dann nicht eingehalten, sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar (AG Bottrop, Urteil v. 20.07.18, Az. 20 C 7/18)
Verwalter und 2 weitere Eigentümer sollten unterschreiben
Die Teilungserklärung einer Eigentümergemeinschaft bestimmte, dass zur Gültigkeit der Beschlüsse deren Protokollierung erforderlich ist. Das Protokoll muss vom Verwalter sowie 2 weiteren Eigentümern unterzeichnet werden. Auf der Eigentümerversammlung wurden der Verwalter, der gleichzeitig Eigentümer war, sowie ein weiterer Eigentümer zur Unterzeichnung des Protokolls bestimmt. Da die Unterzeichnung jedoch nicht erfolgte, erhob ein Eigentümer Anfechtungsklage gegen die gefassten Beschlüsse.
Protokollführer und Protokollunterzeichner dürfen nicht identisch sein
Die Klage war erfolgreich. Die in der Teilungserklärung vorgesehene Protokollierungsklausel ist wirksam. Daher ist sind die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar, wenn das Protokoll nicht von 2 auf der Versammlung bestimmten Eigentümern und dem Verwalter unterschrieben wird.
Das Gericht wies außerdem darauf hin, dass die Vorgabe der Teilungserklärung auch dann nicht erfüllt worden wäre, wenn der Versammlungsleiter und der andere Eigentümer das Protokoll unterschrieben hätten. Sinn und Zweck einer Protokollierungsklausel besteht nämlich darin, die Eigentümer vor der Existenz fehlerhaft protokollierter Beschlüsse zu schützen. Um dieses Ziel zu erreichen dürfen die unterzeichnenden Personen nicht identisch mit dem Versammlungsleiter sein, sofern dieser das Protokoll erstellt hat. Denn dann würde der Versammlungsleiter sein eigenes Werk überprüfen, was dem Zweck der vereinbarten Gültigkeitsklausel zuwider läuft.
Fazit: Für das Protokoll Ihrer Eigentümerversammlung gilt bereits nach dem Gesetz, dass es von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer unterschrieben werden muss. Existiert ein Verwaltungsbeirat muss auch dessen Vorsitzender bzw. sein Vertreter unterschreiben. Sorgen Sie stets darauf, dass dieses Unterschriftserfordernis eingehalten wird. Gibt Ihre Teilungserklärung andere Protokollierungserfordernisse vor, sind diese einzuhalten. Sorgen Sie auch dafür, dass die Person, die das Protokoll erstellt nicht mit einer der Personen, die das Protokoll unterschreiben, identisch ist. Auch das führt zur Anfechtbarkeit Ihrer Beschlüsse.
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