Ihr Verwalter kann seine Buchhaltung auch digital führen
Die Mitglieder Ihres Verwaltungsbeirats haben die Aufgabe, Jahresplan und Wirtschaftsplan zu prüfen und hierzu Stellung zu nehmen. Diese Prüfung erfolgt normalerweise im Büro Ihres Verwalters. Dort legt Ihr Verwalter Ihnen und den Mitgliedern Ihres Verwaltungsbeirats Ordner vor, die die gewünschten Originalunterlagen enthalten. Was ist aber, wenn Ihr Verwalter sich dazu entscheidet, seine Verwaltung in digitaler Form zu führen? Über diese Fragen hatte das Amtsgericht Mettmann zu entscheiden (Urteil v. 30.04.19, Az. 26 C 2/19).
Beirat fand nur 3 Computer nebst Bildschirmen vor
Im entschiedenen Fall wollten die 3 Mitglieder des Verwaltungsbeirats einer Eigentümergemeinschaft die Belege der Jahresabrechnung im Verwalterbüro einsehen. Statt der erwarteten Ordner mit den Belegen fanden sie dort aber nur noch 3 Computer nebst Bildschirmen vor. Der Verwalter hatte den gesamten Zahlungsverkehr der Gemeinschaft auf elektronische Belege umgestellt, da sein Archiv aus allen Nähten platzte. Nach der Digitalisierung hatte er die Originalbelege vernichtet und entsorgt. Hiermit waren die Beiräte nicht einverstanden und erhoben Klage.
Digitalisierung der Verwaltung ist nicht zu beanstanden
Das Gericht entschied zugunsten des Verwalters. Dass eine Hausverwaltung ein im Wesentlichen papierloses Büro führt, Originalunterlagen digitalisiert und nach 3 Monaten vernichtet, ist angesichts der technischen Entwicklung grundsätzlich nicht zu beanstanden.
Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Vorschriften darüber, wie der Verwalter seine Buchhaltung zu organisieren und seine Verwaltungsunterlagen zu führen hat. Daher ist es Sache des Verwalters, wie er seine Buchhaltung führt. Auch gegen eine Digitalisierung der Zahlungsbelege sowie der übrigen Verwaltungsgrundlagen ist grundsätzlich nichts einzuwenden, denn es handelt sich um eine zulässige Form der Buchhaltung. Nach dem Steuererleichterungsgesetz gelten auch elektronische Rechnungen als Rechnungen und müssen auch nur in digitalisierter Form archiviert werden. Ebenso dürfen Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, sofern diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrischer Form (GoBD) entspricht.
Fazit: Die Digitalisierung der Verwaltung Ihrer Eigentümergemeinschaft entspricht ordnungsgemäßer Verwaltung. Daher ist nichts dagegen einzuwenden, wenn Ihr Verwalter dazu über geht, sich Rechnungen nur noch in digitaler Form zusenden zu lassen und diese auch nur digital aufzubewahren. Das Führen von Aktenordnern können Sie insoweit nicht von Ihrem Verwalter verlangen. Möchte Ihr Verwalter allerdings die bereits vorhandenen Unterlagen digitalisieren und anschließend vernichten, muss er beachten, dass diese Unterlagen Eigentum Ihrer Eigentümergemeinschaft sind. Daher muss über die Digitalisierung und Entsorgung dieser Unterlagen durch einen mehrheitlichen Beschluss entschieden werden.
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